21 Sep 2014

Samen de zomer door

0 Comment
searching for passwords

searching for passwords

Nu de vakantie al weer een tijdje voorbij is kan ik weer terugkijken op de zomerperiode. Al jaren neem ik waar voor collega’s als ze ziek of met vakantie zijn. Ik doe dit met veel plezier, je komt in aanraking met andere klanten en andere gewoontes. Het is altijd een zeer leerzame ervaring.

Elke keer loop ik ook weer tegen dezelfde kwesties. Een klant belt met een melding, en vervolgens moet ik informatie boven water krijgen. Hoe is de situatie, welke systemen zijn er beschikbaar, hoe is de inrichting. Ik moet die informatie inwinnen bij klanten die vaak zelf niet op de hoogte zijn van de IT situatie.

Nu ken ik dit wel, toen ik begon was ik ook verantwoordelijk voor alle technische zaken. Ik had de ins en outs van alle klanten in mijn hoofd en hoefde niet na te denken over de situatie bij een klant. Toen we op een gegeven moment personeel kregen omdat we meer wilden kunnen doen, meer projecten, meer klussen, kwam ik mezelf daar wel tegen. Natuurlijk speelde het verschil in houding tussen personeel en ondernemer een rol maar ook de informatievoorziening was een hindernis. Ik kreeg het eigenlijk drukker omdat ik beschikbaar moest zijn voor het personeel met vragen over hoe een bepaalde situatie in elkaar stak, welke wachtwoorden ze moesten gebruiken. Een goed helpdesk systeem zou absoluut geholpen hebben, maar natuurlijk ook een handboek met uitgewerkte procedures. Het neerleggen van procedures is een belangrijke kwaliteitswaarborg.
Het vreemde is dat dit op dat moment het niet klikte bij mij, het leek alsof het zo hoorde. Ik moest de mensen aansturen en dus was ik constant in gesprek over simpele dingen zoals welk wachtwoord waar gebruikt moest worden.

Dezelfde opzet zie ik ook bij collega’s. Ze zijn absoluut kundig en gedreven, maar vaak gefocust op zichzelf. Deze opzet beperkt ze uiteindelijk in hun groei maar vaak komt dit niet direct over. Net als bij mij kost het tijd met personeel om tot het inzicht te komen dat een centraal informatie systeem, in combinatie met vast gelegde procedures de weg voorwaarts is. Helaas kost het vaak tijd en energie om dit later te implementeren. Gewoontes worden vaak overgenomen door personeel en om dit later om te buigen is bijzonder lastig. Een belangrijk gevolg voor ondernemingen is dat tijdsregistratie, een belangrijk onderdeel van een goed informatiesysteem/helpdesksysteem, niet goed wordt uitgevoerd.
In deze situatie word ik vaak ingeschakeld om de situatie te rectificeren.

Overigens niet alleen bij IT collega’s, veel van mijn klanten hebben behoefte aan een vorm van een registratie systeem. Soms gaat het om specifieke systemen voor bedrijfstakken, zoals Legal Aid of Fidura voor de advocatuur. In veel gevallen zijn het uitgebouwde administratiesystemen waar men ERP -systemen van gemaakt heeft, zoals Accountview of AFAS. (ERP = Enterprise Resource Planning, dit zijn systemen waarmee de onderdelen van een bedrijf kunnen worden aangestuurd door informatie uit andere delen. De inkoop vindt plaats op basis van de voorraadgegevens enzovoort.)
Het kenmerk van al deze systemen is dat een centraal informatiesysteem de bedrijfsprocessen ondersteunt.

Het registreren van informatie wordt voor mij ook steeds belangrijker. Niet alleen omdat ik een dagje ouder word en zaken minder goed kan onthouden. Mijn werkzaamheden worden eenvoudiger door hergebruik van opgedane kennis maar ook de administratie krijgt een boost. Uren worden beter geregistreerd en zo.

Ik zou graag voor meer collega’s de opzet zo maken dat ook zij klaar zijn voor die stap naar de toekomst. Het is voor iedereen een moeilijke tijd en hoe makkelijker we het kunnen maken hoe meer we eruit kunnen halen.
Daarnaast maakt het mijn leven ook veel makkelijker als ik weer eens moet inspringen voor een collega en het komt veel beter over bij de klant gezien vanuit het perspectief van kwaliteitsmanagement.

Hoe zit de informatievoorziening bij jullie eigenlijk? Welk software systeem gebruiken jullie om informatie vindbaar en veilig vast te leggen?

[top]
Leave a Reply